Congreso AVIXA 2020: Las mejores prácticas de Home Office
Uno de los desafíos más grandes que ha traído consigo el 2020 es la súbita cantidad de trabajadores que se han tenido que adaptar, de manera imprevista, a un formato de teletrabajo. Con esto en mente, Felipe Hoyuela, Country Manager de Videocorp Perú, y Leandro Insúa, CTS, CSE Manager de ICAP Global, compartieron sus conocimientos durante un entretenido conversatorio sobre las Mejores Prácticas del Home Office, dentro del programa del reciente Congreso AVIXA.
“Creo que el home office nos impactó de una manera que nadie imaginaba. No estábamos preparados en absoluto para esta nueva normalidad que vino a la fuerza, y creo que al día de hoy llegó para quedarse”, comentó Leandro Insúa. “Y como llegó para quedarse, es importante afianzar ciertas cuestiones sobre qué estamos haciendo mal, y qué podríamos hacer mejor para que este home office sea productivo, no solo a nivel empresa, sino también para nuestra salud, para que estemos bien”.
Felipe Hoyuela abordó primero cómo varios CEOs concuerdan que esta crisis aceleró de manera drástica la transformación digital de sus negocios, y buena parte de los mismos reconoce que este cambio los llevó muchos años más adelante de lo planeado originalmente en términos de adopción o transformación digital. Así, sentó las bases para abordar cinco puntos clave para aplicarlos como mejores prácticas del home office.
La ergonomía como fundamento base del Home Office
“Nos dimos cuenta que no teníamos en casa lo mismo que en la oficina”, menciona Felipe, a la vez que apunta que las sillas estilo “gamer” han ganado mucha popularidad en meses recientes, gracias a su rendimiento en términos ergonómicos. Por su parte Leandro concuerda que este tipo de sillas tienen sus ventajas gracias a las capacidades de ajustes ergonómicos, y especialmente, cubren un uso más extendido de tiempo, pues el propio Leandro reconoce que el home office le ha llevado a “jornadas más extensas” que un trabajo desde oficina.
Además de una buena silla, el uso de un escritorio apropiado es esencial para mejorar en términos de ergonomía para el trabajo desde casa. “Me ha tocado estar en varias videoconferencias donde alguno de los participantes está desde su cama o sillón. Yo mismo trabajaba sentado en un sillón cuando empezó toda esta cuestión, y me di cuenta que no era el lugar, y no era la forma, que perdía productividad, y físicamente no era lo adecuado”, apunta Leandro.
En tercer y último lugar en términos de ergonomía entra la discusión sobre elegir entre un monitor o la pantalla de una laptop. “Por temas de altura y ubicación, es importante, para la ergonomía en una jornada de ocho horas, contar con un monitor. A veces no es posible, pero existen accesorios que permiten elevar la pantalla de tu computadora portátil y entonces no tener que mirar hacia abajo, si no que estar en una buena posición”, apunta Felipe Hoyuela.
Para Leandro, el cambio al home office lo llevó de tener un espacio en oficina con doble monitor, teclado y mouse, a trabajar principalmente desde una laptop, debido en gran parte a limitaciones de espacio físico. “No es lo mismo, las posturas y ángulos de visión cambian, por lo cual es ideal poder montar un sistema como el que sugerimos. Si se fijan en la imagen que compartimos, tampoco se necesitan grandes cosas, en este caso (del ejemplo visual que utilizan), la persona está levantando el monitor con libros. Es lo que tenemos en casa, así es el home office. Al final del día nuestro cuerpo lo va a agradecer”.
Por su parte, Felipe comenta al respecto: “Se trata de acomodarse, no somos muchos los que tenemos un espacio dedicado para el home office en la casa. Algunos trabajan desde el comedor, una habitación, o un escritorio en su propio dormitorio. Hay que jugar con esos elementos, y es importante ser conscientes de eso, pero dentro de esta realidad, tratar de que esto sea lo más llevadero posible”.
Las normas de etiqueta del trabajo remoto
Leandro abre la conversación sobre los buenos modales para videoconferencias, ya que al igual que en una sala de reunión presencial, las reuniones a distancia requieren su propia etiqueta, que es un tanto diferente de la contraparte física. El primero de los modales es: silenciar el micrófono.
“Silenciamos el micrófono cuando no tenemos nada para decir. Y parece obvio, pero la realidad es que se pueden generar distintas cuestiones; no solo ruido ambiente porque tenemos un micrófono que capta demasiado ruido, que no es unidireccional. Pero también existen cuestiones accidentales, que el micrófono capte una conversación con una persona que nada tiene que ver con la videoconferencia. Un comentario inconsciente, pensando que uno está silenciado o que no nos escuchan”, menciona Leandro. “La regla de oro es: cuando no hay nada para decir, hay que silenciar el micrófono”.
Felipe concuerda, y añade, “es importante que no se escuche del otro lado algo que no queramos, tenemos que comprender que estamos en nuestra casa, estamos en un ambiente mucho menos controlado, ya que puede haber hijos u otras fuentes de sonido en la casa, es algo normal. Hay que prestar atención y tratar de ser respetuosos para que la reunión pueda fluir”.
La segunda regla de etiqueta es respeto y profesionalismo. Uno de los puntos principales es el término de las comidas y bebidas al momento de una videoconferencia. Hay reuniones donde el ambiente es completamente informal a nivel presencial y todos toman café o comparten un bocadillo, sin embargo, en sesiones remotas la regla funciona distinto, ya que las probabilidades de que solamente un participante coma o beba en la reunión son más altas, dando lugar a una interrupción visual e incluso sonora si es que el micrófono no ha sido apagado correctamente.
Dentro del respeto y profesionalismo también destaca el contacto visual. “El contacto visual con la cámara denota compromiso y atención a lo que se está viendo en ese momento, pero sobretodo, es el participar de lleno en esa videoconferencia. Escucho no solo con los oídos, escucho con los ojos y analizo el lenguaje corporal de la otra persona”, apunta Leandro.
El contacto visual evita la presencia del denominado espectador pasivo. “Está, pero no está”. Está en la videoconferencia, pero no está enfocado ni en la llamada ni en la otra acción que está ejecutando. Está demostrado que el ser humano no es multitasking, salvo cuestiones básicas o mecánicas. La realidad es que solo nos perjudicamos a nosotros mismos, y del otro lado se nota.
Configurar el ambiente ideal a través de iluminación y conectividad
Es muy común encontrarse participantes en las videoconferencias donde una persona está sobreexpuesta, o con una ventana de fondo que produce un efecto de contraluz, o cualquier otro tipo de problema consecuente de situaciones lumínicas no favorables.
Ya que en una videoconferencia se trata de que podamos ver y nos puedan ver, lo ideal es hacer una iluminación de tres puntos de acuerdo con Leandro Insúa. “Este es el mundo ideal. Consta de tres luces, una luz principal, una de fondo como backlight, y una luz de relleno, que lo que hace es atenuar o suavizar las sombras que genera esa luz principal. Aunque es el mundo ideal, este no es un escenario que tendremos en casa”, apunta Leandro. “Entonces tenemos el escenario ilustrado en la imagen de la derecha, donde se puede resolver de una manera muy simple agregando una luz LED adherida al monitor para funcionar como luz principal, donde la ventana hace la luz de relleno. Si bien falta la luz de fondo, mejora muchísimo la imagen”.
El siguiente punto de la iluminación en las teleconferencias son las temperaturas de luz, donde hay que recordar que no es bueno mezclar temperaturas cálidas y frías, ya que se compromete por completo el balance de blancos de la imagen. “Al final, la parte visual, el lenguaje corporal, el ver a alguien es algo del día a día. Y lo vamos leyendo activamente, voy tomando la temperatura de la reunión. Entonces, cuando comprometemos la parte visual del video de la reunión, nos cuesta. En el fondo somos seres sociales”, apunta Felipe.
En términos de calidad de video es indispensable contar con estabilidad de conexión a Internet, además de suficiente ancho de banda. Es innegable que la mayoría de los hogares donde se practica el teletrabajo, la conectividad se realiza vía WiFi en lugar de una red alámbrica. Sin embargo, la sugerencia de Leandro es, en la medida de lo posible, conectarse a través de un cable para garantizar la estabilidad absoluta al momento de conectarse, “nos va a garantizar estabilidad y el ancho de banda máximo disponible, para que nuestras conferencias no se corten y del otro lado nos puedan escuchar y responder bien”.
AV, la clave de la mejor experiencia del teletrabajo
“Sin audio es imposible tener una conferencia. ¡Así de simple! Si me dieran a elegir entre audio y video, me quedo con el audio por razones obvias. No podemos tener la reunión sin el audio”, explica Felipe.
Para lograr una excelente experiencia de audio, es importante entender más sobre el uso del micrófono y los altavoces o parlantes, “tener problemas con micrófonos y parlantes es algo que puede producir una frustración total en una conferencia”, comentó Felipe Hoyuela. La solución recae en la selección correcta de headsets y parlantes para el home office, donde la calidad del equipamiento facilite la inteligibilidad y reduzca en la medida de lo posible los ruidos ambientales que añadan distorsión a una reunión.
Por su parte, en términos de video, ambos ponentes concuerdan: “el video es indispensable en una videoconferencia. Sin video, no hay videoconferencia”. Es por eso que para lograr las condiciones óptimas de video se abordaron todos los puntos previos, incluyendo la conectividad e iluminación, así como una calidad óptima de audio. Leandro comentó, “uno de estos factores es la resolución. Si bien, hoy todas las laptops tienen una cámara incluida, es increíble la mala calidad de imagen que tienen algunas de ellas.”
“Si nos apegamos a la sugerencia de hacer una estación con monitor incluido, entonces no podemos usar la cámara integrada si cerramos la laptop para conectarla a una estación dock. Entonces necesitamos una cámara externa, lo ideal es que sea una cámara USB. Lo mínimo es una resolución Full HD, ideal que sea 4K, porque nos va a permitir mejor calidad, independientemente de que el programa que utilicemos no transmita en esa calidad”, apunta Leandro.
“Todo esto representa un costo. Y la realidad es que al día de hoy los celulares tienen cámaras de altísima calidad, incluso mejor que muchas webcams. Entonces hoy cualquier smartphone con una aplicación puede ser una webcam. Es una recomendación, que, si una persona no tiene videoconferencias continuas, puede usar la cámara frontal o trasera de un celular. Es algo que no todo mundo conoce y está al alcance de la mano”, señaló Leandro Insúa.
“El llamado aquí es hacer un esfuerzo. Nos exige ponernos creativos, pero tenemos elementos a la mano. No hay por qué montar un estudio en la casa, sino que, poniéndole un poquito de cariño, sea usando un libro como soporte, un teléfono o una cámara miniatura como periférico se puede. Ese es el llamado”, concluyó Felipe Hoyuela.
Estos primeros pasos en la adopción de buenas prácticas para el trabajo desde casa son una gran oportunidad para que integradores y fabricantes de la industria AV generen nuevas ideas, productos y soluciones para satisfacer las necesidades de millones de personas. Desde un usuario a la vez, hasta un proyecto corporativo, las oportunidades que presenta el home office parecen ser una atractiva fuente de negocios.
Puedes revisar aquí la sesión “Conversatorio: mejores prácticas para el home office” y explorar el resto de las presentaciones del Congreso AVIXA disponibles gratuitamente para miembros de AVIXA.
AVIXA™ (the Audiovisual and Integrated Experience Association) es la Asociación productora de las exhibiciones InfoComm en todo el mundo, copropietaria de (ISE) Integrated Systems Europe y la asociación comercial internacional que representa la industria audiovisual.
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