Conheça os princípios básicos da tecnologia de som, iluminação de vídeo e eventos, que o ajudarão a saber quais opções estão disponíveis e como elas podem se alinhar aos seus objetivos quando você se encontra com provedores audiovisuais.

AV Event Conference | AVIXA

Os produtores ou organizadores de eventos, também chamados de meeting planners, representam um setor que utiliza cada vez mais recursos tecnológicos audiovisuais nos projetos e soluções que oferecem aos seus clientes. Geralmente, esses organizadores contam com fornecedores confiáveis que se tornam parceiros de negócios que os guiam pelo mundo desafiador e um tanto misterioso dos serviços audiovisuais (AV). Mas ter um "especialista" não significa que eles estão livres de riscos, erros humanos ou falhas técnicas. Portanto, é essencial que, se você faz parte desse time, conheça os princípios básicos da tecnologia de som, iluminação de vídeo e eventos, que o ajudarão a saber quais opções estão disponíveis e como elas podem se alinhar aos seus objetivos quando você se encontra com provedores de AV.

Ter uma base de conhecimento técnico de ferramentas e elementos audiovisuais e saber como eles afetam o sucesso de um evento tornará produtor mais eficaz em todos os aspectos. A seguir, os especialistas em produção audiovisual de eventos, Will Curran, Chefe de Eventos da Endless Events, e Emmy Lumasag, Gerente de Eventos da Corinthian Events, compartilham informações valiosas sobre os principais conceitos de AV e levantam algumas questões que ajudarão a entender e a considerar estes temas.

Telas ou projetores?

Fatores como iluminação na sala, tamanho da audiência e orçamento influenciarão a escolha do uso da projeção, telas planas ou telas de LED. A projeção é uma maneira relativamente barata de produzir uma imagem grande, mas requer uma sala escura; portanto, a capacidade de controlar a luz em um espaço é fundamental. Se você tiver uma sala iluminada, considere as telas como uma opção melhor. Comprar ou alugar telas de LED será mais caro, enquanto o uso de monitores ou televisões de tela plana será mais barato, mas lembre-se de que seu tamanho é menor.

Projeção traseira ou frontal?

Projeção traseira ou back projection significa que o projetor está atrás da tela, montado no chão, em uma mesa ou em qualquer outra superfície. Não requer acessórios ou suportes de instalação, o que não afeta o orçamento, mas deve ser planejado para ter o espaço necessário para fotografar, a distância entre a lente do projetor e a tela. Esse tipo de projeção cria um "espaço morto" atrás da tela que não pode ser usado de forma alguma. Por outro lado, para a projeção frontal ou front projection, o projetor está localizado entre a tela e o público. Ele requer algum espaço para montagem no chão ou em uma mesa, mas o maior problema surge quando as pessoas andam na frente do projetor e geram uma sombra na tela. Esse problema é resolvido com a instalação do projetor suspenso no teto, o que aumenta os custos de produção. A projeção frontal geralmente produz uma imagem melhor, mas a diferença pode não ser muito óbvia para o público em geral.

Resolução da imagem

A resolução da imagem do vídeo é expressa em pixels. No mínimo, é recomendável que as telas ou projetores sejam "Full HD", também conhecidos como 1080p, o que significa que 1920 pixels são exibidos na tela horizontalmente e 1080 pixels na vertical. Há uma melhor qualidade de resolução, o famoso 4K, que chama a atenção como a opção de exibição de imagem "mais nova e melhor". Embora ofereça quatro vezes mais pixels que 1080p, a resolução 4K é muito mais cara para gerenciar e exibir. Se o evento justificar a exibição de imagens e vídeos em grandes detalhes e em grande escala, 4K pode ser a melhor opção, mas, se não, a resolução de 1080p será suficiente.

Proporção da imagem

A relação entre a largura e a altura de um vídeo, conhecida como "relação de aspecto" ou aspect ratio, pode variar. O vídeo HD é 16:9, enquanto a definição padrão, ou SD, é 4:3. Se a proporção do conteúdo do vídeo não corresponder à tela, a apresentação ficará ruim. Verifique se os apresentadores usam a proporção correta. E se você puder escolher, sempre opte pelo HD.

Câmeras

Você precisa de câmeras no seu evento? Transmissão local, via streaming ou para gravar uma memória em vídeo?

As câmeras também têm resoluções diferentes. No mínimo, solicite câmeras HD 1080p. Nesse caso, o uso de câmeras em 4K pode ser tentador como a opção mais recente, mas se o vídeo não estiver sendo distribuído ou exibido nas telas de 4K, não haverá necessidade de despesas adicionais. Se o orçamento é muito limitado, ou o objetivo é capturar uma conferência para transcrever seu conteúdo ou salvá-lo como referência, ou, se apenas pequenos segmentos forem usados para compartilhar online, uma câmera de vídeo "pro/consumidor" ou uma câmera com capacidade de gravar áudio com qualidade será mais que suficiente. No entanto, se o evento for muito grande e as sessões precisarem ser transmitidas em telas instaladas ao lado do palco, considere o uso de câmeras de transmissão profissionais, como as utilizadas por um canal de televisão.

Reprodução de vídeo

É recomendável evitar a reprodução de vídeos incorporados em uma apresentação. Mesmo que eles sejam reproduzidos corretamente sempre que o apresentador os mostrar no laptop, isso abre as portas para uma série de possíveis dificuldades quando o computador se conecta ao restante dos sistemas AV em um evento. Tudo, desde a conexão do laptop até o sistema de gerenciamento de apresentações e até o hardware da tela ou do projetor, pode causar uma falha no arquivo de vídeo e arruinar o ritmo de uma conferência. Sempre que possível, entregue cada um dos arquivos de vídeo ao pessoal responsável pelo equipamento AV ou, antes da apresentação, forneça os links dos vídeos disponíveis on-line, para que eles possam ser reproduzidos da maneira mais fluida.

Vídeo sem fio

A reprodução de vídeo sem fio se torna mais comum à medida que a tecnologia melhora. Mas lembre-se de que pode haver problemas de interferência; portanto, é sempre bom ter uma opção de backup. Prepare-se para o momento em que um grande público entra em um auditório e a quantidade de dispositivos sem fio aumenta, ocupando a largura de banda do sinal, potencialmente causando problemas com o sinal de vídeo sem fio.

Digital Signage

É importante pensar em eventos sustentáveis ou ambientalmente responsáveis, para que os organizadores possam reduzir o desperdício de materiais impressos com o uso de ferramentas de digital signage para orientar o público, localizar salas e informar sobre o cronograma de atividades. Como um benefício adicional, o conteúdo nas telas de um sistema de digital signage é facilmente atualizado para adicionar alterações de última hora. Algumas soluções de software podem ser integradas diretamente aos sistemas de gerenciamento de eventos, para que as correções e atualizações sejam feitas automaticamente.

Iluminação

O uso da iluminação é uma das maneiras mais econômicas de tornar um evento mais profissional e agradável. A iluminação disponível em salas de hotel e centros de convenções geralmente é suficiente para sessões de trabalho e refeições, mas eles não geram uma atmosfera espetacular, nem ajudam a transmitir as emoções exigidas por uma apresentação e a performance de um músico. Devido à sua grande variedade de cores e à facilidade de criar um ambiente visual, o uso de iluminação LED de baixa energia deve ser levado em consideração. Esta é uma opção fácil e econômica para aprimorar a imagem de um evento. Os eventos mais criativos, com um orçamento maior, podem usar iluminação do tipo feixe (luzes de laser que costumam ser usadas em shows) ou seguidores específicos. Além disso, os gobos, que mostram cores, logotipos e imagens, são uma maneira atraente de criar empolgação com a marca ou definir o tom do seu evento.

Microfones

Ao decidir sobre o tipo de microfones, é essencial pensar primeiro no contexto. Se o apresentador precisar se mover, selecione os microfones sem fio para evitar que haja cabos no palco. Para o orador principal ou o apresentador de um evento, os microfones de lapela geralmente são melhores porque, uma vez configurados, o orador não precisa se preocupar com ele durante a apresentação.

Lembre-se de ter uma solução para ampliar a voz dos membros da platéia, se houver a possibilidade de que eles possam fazer perguntas. Microfones de mão são a solução mais comum, mas pense em como levar os microfones para os participantes. Idealmente, designe um membro da equipe organizadora ou equipe técnica para lidar com essa tarefa.

E, finalmente, se você deseja que as conferências sejam gravadas, o uso do microfone é indispensável, mesmo que o microfone não seja necessário para o público ouvir o apresentador.

Alto-falantes

A maioria dos sistemas de som disponíveis em quartos de hotel e centros de convenções é projetada para amplificar a voz de um apresentador, mas eles não são ideais para reproduzir música ou áudio de um vídeo com qualidade de alta fidelidade. Portanto, analise a possibilidade de adicionar sistemas de alto-falantes portáteis para reforçar o som. Em alguns casos, o melhor resultado é uma combinação de ambos.

Intercomunicador para a equipe de produção

Os intercomunicadores são os fones de ouvido, com ou sem fio, usados pelas equipes de produção AV durante os eventos para comunicar instruções imediatamente, de forma clara e precisa. Para a produção de um evento com muitas mudanças de música, conteúdo de vídeo e diferentes cenas de iluminação, um intercomunicador de produção ajudará tudo a funcionar sem problemas.

Este artigo é uma colaboração de Kirsten Nelson, editora e desenvolvedora de conteúdo da AVIXA. A versão original em inglês foi publicada no site MeetingsNet.com