enero 30, 2020 por Kirsten Nelson

Hoy día existe un símbolo que marca la tendencia más significativa en diseño de espacios de trabajo, y su casi omnipresencia es un buen indicador de la profundidad del cambio observado en las oficinas desde la llegada del nuevo milenio. Ese símbolo es la mesa de ping-pong o tenis de mesa, y es muy probable que muchos de los lectores de este artículo estén a muy corta distancia de uno de estos objetos en este momento.

Convenientemente, estos objetos son una poderosa metáfora visual de la tendencia que representan: el equilibrio entre trabajo y vida personal. Ah, el bendito equilibrio. Todos quieren asegurarse de poder mejorarlo, pero sigue siendo evasivo ante los dimes y diretes entre lo que resulta divertido y productivo, de ida y vuelta en constante discusión. La mesa de ping-pong es una gran herramienta recreativa, pero también es usualmente el lugar donde los equipos pueden tomar distancia suficiente de un reto laboral particular y espontáneamente encontrarle una solución.

Ahí es donde recae el equilibrio entre vida y trabajo. La adición de opciones ligeras, personales y cómodas en la oficina es un amplificador de la productividad. Y ahora existen métricas para demostrarlo. Nuevas investigaciones, y analíticos basados en el comportamiento humano como los de WELL Building Standard, nos brindan lineamientos para evaluar cuán bien está funcionando el balance vida-trabajo en cualquier oficina.

Resulta que estos requerimientos e ideales orientados a las personas necesitan el aparentemente opuesto elemento de la tecnología. Pero no de cualquier tecnología, esto se trata de la cuidadosa implementación de elementos multisensoriales que soporten más formas de trabajar y participar en el espacio de trabajo, que resulten más humanas y autoafirmativas.

Los entornos de oficina de lujo incorporan elementos multisensoriales que promueven el bienestar. | AVIXA Los entornos de oficina de lujo incorporan elementos multisensoriales que promueven el bienestar. Autor de la foto: LSTN

Medir los intangibles

Como resulta con casi cada elemento del negocio, las métricas y analíticos son cada vez más relevantes. Pero afortunadamente para aquellos abrumados con los objetivos y KPIs, ahora también hay formas de mantener un mejor registro sobre los ángulos de salud y bienestar en el balance entre trabajo y vida personal.

Uno de esos indicadores es el WELL Building Standard, lanzado al mundo por el International WELL Building Institute (IWBI) en 2014. Este estándar provee un análisis cuantitativo de los aspectos humanos del diseño de un espacio de trabajo que muchos consultores especializados han promovido y procurado en sus prácticas.

“Las compañías están comenzando a entender algo que los diseñadores siempre habían tenido claro, y es que la forma en que diseñamos nuestros espacios de trabajo y otros espacios interiores tiene un impacto en la salud humana y el bienestar,” señala Jessica Cooper, Directora Comercial del IWBI. “Y finalmente, cuando una persona es más saludable y feliz, es más productiva y se involucra más en su lugar de trabajo, dando así lugar a un mejor desempeño del negocio.”

Los 10 conceptos que IWBI apunta como el núcleo de los atributos que promueven la salud incluyen muchos fundamentales como el aire, agua y materiales de construcción. También pone énfasis en los diseños que invitan al movimiento a través del espacio, participación en la comunidad, y la promoción de una alimentación más saludable.

La luz y el sonido también fungen como conceptos clave, lo que está llevando a más compañías a poner más consideración en el diseño acústico y audiovisual. Los diseñadores de estos campos han trabajado siempre con factores humanos en mente, pero ahora se le da un valor aún más significativo a su contribución al diseño general de un espacio. Y, aún mejor, con métricas que miden el impacto positivo de lo AV, acústica e iluminación, “los diseñadores ahora tienen mejores formas de promover el mantener esto entre las consideraciones clave del diseño”, apunta Cooper. “Así, se reducen las posibilidades de que sus propuestas sean subvaluadas, o hasta regateadas, por un cliente que no comprende el valor en esto.”

Community engagement spaces | AVIXA Los espacios de participación comunitaria vienen bien equipados con tecnología para reuniones, además de un entorno confortable. Autor de la foto: LSTN

La tecnología AV desempeña un papel en muchas áreas dedicadas al bienestar en el lugar de trabajo, comenzando con conceptos básicos como las consideraciones mecánicas y logísticas sobre cómo brindar conectividad en salas de reuniones con mesas altas para trabajar de pie. Pero luego se expande en los ámbitos multidimensionales de confort acústico, control de niveles de ruido e iluminación que promueven la agudeza visual y los beneficios circadianos.

Clave para estos beneficios es el mantenimiento y la usabilidad, dice Cooper. "Si no existen buenas políticas o directrices sobre los procedimientos AV, entonces eso puede generar el estrés que luego afecta la forma en que las personas se desempeñan en sus reuniones", señala Cooper. "Entonces, pensar en cómo se operarán los sistemas AV es tan importante como asegurarse de que estén diseñados correctamente".

Alejarse de un esquema de pensamiento 16:9

Aun cuando el reconocimiento del balance entre vida y trabajo está en aumento, las personas siguen pasando la misma cantidad de tiempo —si no es que más— dentro de una oficina.

Como resultado, “la gente está esperando que más de su balance de vida-trabajo ocurra en ambos espacios; no solamente en el hogar o solamente en la oficina,” señala Emily Webster, SVP Creativa de ESI Design. “Para lograr eso, quieres tener a tu disposición algunas cosas que podrías tener en casa y ayudarían a establecer un ambiente propio para ti, para crear así un entorno relajado que sea un gran espacio donde estar durante un día o una semana entera.”

Una buena forma de influir sobre la atmósfera de un espacio es a través de la arquitectura multimedia, con una cuidadosa inclusión de pantallas de video y contenido curado especialmente para ayudar a los empleados a orientar su pensamiento lejos de la idea de un trabajo estático, y paralelamente hay que ser cuidadosos de no convertir esto en un espacio de publicidad corporativa.

Media architecture | AVIXA La arquitectura de medios es cada vez más común en los espacios de trabajo modernos. Autor de la foto: Caleb Tkach, ESI Design

“La gente no quiere llegar a su trabajo y ver espacios dedicados a la marca, que estén llenos de logos destellando en su cara, quieren algo que eleve el ambiente y la vibra de la oficina, y eso regularmente significa llevar a las personas más allá de la oficina,” destaca Webster.

Tal vez la primera forma de ir más allá de la oficina es apuntar fuera del formato estándar 16:9 de los monitores, televisores y smartphones. En función de los objetivos y la audiencia de una compañía o desarrollador de espacio de trabajo, elabora Webster, con esto podrían incluir nuevas siluetas sostenidas por intervenciones artísticas y otras formas bien pensadas de “usar la capa digital de la arquitectura para crear momentos de enfoque y pausa, momentos para divagar y entretenerse.”

Muchas permutaciones surgen de estos ideales, pero dos enfoques generales tienden a destacar: narrativas directas e indirectas. Existe el caso donde el uso de materiales de marketing y datos de la compañía generados día a día permiten compartir el progreso, creando conexiones entre miembros del equipo que de otra forma podrían estar inmersos en su trabajo individual sin experimentar el sentimiento que produce percibir cómo su trabajo afecta las metas generales de la compañía. Esta fue la lógica de pensamiento detrás del proyecto Main Street para eBay, donde ESI Design ayudó a visualizar datos en una forma que Webster describe como “menos hojas de cálculo y más animación con estructura visual para que la gente se interese más en su historia.”

Alternativamente, hay historias de atmósferas que las edificaciones pueden contar dentro de un vecindario. Para la instalación lumínica “Sensing Change”, ubicada en la cara exterior de un muro de estacionamiento en Chicago, ESI Design se enfocó en agregar algo dinámico a un espacio naturalmente estático. “En ese proyecto, el clima se convirtió en el eje rector del contenido,” explica Webster y añade, “porque no estábamos buscando contar una historia de marca sobre la construcción. Estábamos intentando facilitar al edificio tener una especie de conversación con la ciudad y la gente que iba a estar en la terraza exterior.”

Sensing Change at 151 North Franklin | AVIXA ESI Design's "Sensing Change" en 151 North Franklin. Autor de la foto: Caleb Tkach, ESI Design

Tratar los factores humanos invisibles

Junto con el creciente énfasis en mejorar la productividad centrada en las personas viene la demanda por un diseño más holístico de la experiencia del lugar de trabajo. Eso incluye los aspectos que abarcan el todo de la acústica.

Al ser un elemento sensorial primario de cómo “se siente” un espacio, el carácter o “firma” acústica de un cuarto puede crear o destruir la noción de confort en el lugar. Esto ocurre particularmente en el formato casi ubicuo de las, recientemente popularizadas, oficinas de plano abierto, donde el bienestar laboral puede verse impactado cuando las personas no logran concentrarse por distracciones sonoras.

Las frecuentes quejas sobre la falta de privacidad e incapacidad para enfocarse han llevado a un incremento en la demanda de consultores acústicos. Estos especialistas han trabajado, desde el inicio, con el ser humano en mente, dice Matt Mahon, Socio de LSTN Consultants. Y cuando se trata de utilizar estándares de diseño pensando en la salud, apunta, “siempre hemos necesitado traducir las experiencias de la gente en información técnica que nos da realimentación para crear un ambiente que puedan experimentar y con suerte disfrutar.”

Aún hay esperanza de poder rectificar los problemas de la oficina de plano abierto, Mahon indica, y eso viene a partir de un acercamiento holístico: “es pensar sobre el diseño ambiental en la misma línea que piensas sobre el confort.”

Los techos más altos ayudan a mitigar las distracciones ruidosas en las oficinas abiertas | AVIXA Los techos más altos ayudan a mitigar las distracciones ruidosas en las oficinas abiertas. Autor de la foto: LSTN

Al hacerlo, una solución sorpresiva pudiera manifestarse en estos espacios de plano abierto. “Pienso que, en los próximos años, vamos a encontrar que resulta benéfico tener techos más altos, es decir, exponer tus estructuras en lugar de agregar un plafón en el techo,” dice Mahon. Techos más altos significan mayor volumen, y “eso permite que los sonidos de las personas se conviertan en un murmullo natural que es inherentemente inaudible. Tienes la posibilidad de dejar de percibir todas esas reverberantes voces como un diálogo y entonces tu cerebro se libera, descarta y dice ‘esto es solo ruido.’”

Ese es el panorama general. Luego, dentro de esta imagen es importante considerar diferentes metas en múltiples espacios. Emplear un diseño centrado en las personas significa distribuir el espacio para trabajo individual de alta concentración con ambientes libres de distracciones. Y después, cuando la colaboración es el objetivo, asegurarse que el espacio permita una comunicación clara tanto en una sala de reunión, como de manera remota a través de videoconferencia.

“Ahí es cuando comienzas a hablar sobre el diseño de distribución, el diseño de muros y el diseño mecánico,” apunta Mahon. “Y es también hablar sobre los acabados en ese espacio. Por ejemplo, si utilizas yeso en la construcción, será reverberante y hará difícil comprender lo que se está diciendo, incluso si es solamente al otro lado de una mesa. Pero si piensas en los acabados en una forma donde agregas inteligibilidad para la acción principal de entenderse de unos a otros, entonces estás haciendo algo realmente bueno.”

Haz de cada día un día de spa

Con los elementos visuales, acústicos y de bienestar del lugar de trabajo ya considerados, aún existen dos componentes por tratar: música y elementos verdaderamente relajantes para los humanos que habitan el espacio.

Michael Judeh, Director de Tecnología Audiovisual para Convene Conference Centers lo explica: “la gente ya no quiere trabajar más dentro de cubículos, pero tampoco quiere trabajar en esas locas oficinas de plano abierto, así que considero las amenidades como algo aún más crítico que la distribución de mobiliario y planos. Las personas quieren opciones. Así que se trata de brindárselas y entonces así podrán adaptar su experiencia en el trabajo a la forma y estilo en que ellos deseen laborar.”

Como proveedor de eventos y ambientes de oficinas de lujo, Convene ofrece una amplia variedad de espacios de trabajo privados y colaborativos. Pero recientemente profundizaron más en el campo de las amenidades. Aunque Convene ya tenía en su catálogo deliciosa comida y productos de belleza a disposición en cada una de sus ubicaciones, en su sucursal del 530 de la Quinta Avenida en Nueva York, la compañía dedicó en su totalidad uno de los cuatro pisos de sus instalaciones de 9,300m² a ser un verdadero espacio de amenidades.

Tienen un gimnasio, varios spas, saunas y cuartos de vapor. Los usuarios también pueden agendar una cápsula de siesta para ponerse al corriente con el sueño o balancear sus ritmos circadianos. “La idea era amenizar el espacio de trabajo y tratarlo más parecido a un hotel de cinco estrellas que a un típico edificio de oficinas,” señaló Judeh.

Para lograrlo, Convene se asoció con varios proveedores de servicios especializados en bienestar. Hydra brinda clases de acondicionamiento físico, mientras que Eden Health proporciona servicios médicos, estilo concierge.

Para asegurarse que cada uno de estos servicios alcance su máximo potencial, el equipo AV en Convene consideró los diversos tipos de soporte que serían requeridos. “Todo se trata de la atmósfera que tenga el espacio,” dice Judeh, señalando como elementos clave la música ambiental curada para guiar el humor general, además de elementos de señalización digital para brindar orientación y comunicar la imagen de marca.

También hay elementos específicos de conectividad como micrófonos y entradas dedicadas de música para uso de los instructores y sus rutinas atléticas, “brindando a los instructores invitados la capacidad de crear su propio ambiente, y dándoles la mayor facilidad de uso posible,” detalla Judeh. “Y cuando finalizan la rutina y desconectan su dispositivo, se hace un cambio automático a nuestra música curada localmente.”

Judeh continúa, “las infraestructuras de TI y energía son críticas también, especialmente cuando tenemos espacios con gimnasios. Mucho del equipo de gimnasio por supuesto que necesita energía, pero también necesitamos conectividad de datos para soportar IPTV.”

Pero a final de cuentas, todo se trata de la proximidad y facilidad de acceso. “Si puedes terminar tu trabajo y llegar inmediatamente al gimnasio en el piso de arriba, o si tienes acceso a buena comida y excelentes cafés en la oficina, eso lo convierte en un mejor lugar de trabajo. En consecuencia, eso incrementa la productividad, porque estás pasando más tiempo en la oficina. Ahora con el enfoque en la salud mental y el bienestar por igual, poner estas cosas al alcance de la gente aumenta la probabilidad de que los vayan a utilizar. Es realmente la cúspide de las mejores prácticas del diseño de espacios de trabajo.”

Sobre Kirsten Nelson

Kirsten Nelson ha escrito sobre audio, video y diseño de experiencias durante casi 20 años. Como escritora y desarrolladora de contenido para AVIXA, Kirsten conecta historias, personas y tecnología a través de una variedad de medios. También dirige el contenido del programa para InfoComm Center Stage. Kirsten fue la editora de la revista SCN durante 17 años, y ha escrito para numerosas publicaciones de la industria y para InfoComm Daily. Además de la tecnología, también escribe sobre motocicletas, que proporciona una salida profesional para su obsesión con las carreras de MotoGP.

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