julio 15, 2020

King's College London Teams Meetings | AVIXA

Cuando se hizo evidente en marzo que el cierre de los campus del King’s College London (KCL), una prestigiada universidad inglesa fundada en 1829, era inevitable, nos enfrentamos al reto de cómo hacernos relevantes en un mundo que repentinamente comenzó a trabajar de manera remota. Nuestro rol siempre había sido el de apoyar a las personas y dar soporte al equipo en los espacios físicos, pero sabíamos que teníamos los cimientos de las habilidades necesarias para poner a disposición de la universidad, ahora que todos tuvieron que recurrir a las tecnologías de audio y video para mantener sus actividades esenciales desde casa. Necesitábamos replantear nuestra presencia ante la comunidad universitaria y afinar nuestras habilidades para estar a la altura de esta nueva situación.

Una de las primeras cosas que hicimos al agruparnos para hacer frente a la situación fue elaborar una lista de planeación de todos los recursos de capacitación disponibles ante la inminente cuarentena. El equipo AV de KCL actualmente cuenta con 24 miembros, asignados normalmente a cuatro sitios distintos, y capacitarse fue la única cosa que todos podrían hacer instantáneamente desde sus casas. A la vez era también el aspecto que podría ser crucial para mantenernos al tanto de los cambios tan rápidos.

Después de algunas semanas, el equipo tomó seminarios en línea y participó en capacitaciones en línea, incluyendo múltiples cursos de AVIXA®, webinars de fabricantes, y algo de entrenamientos internos a partir de que comenzamos a hacer conexiones dentro de nuestro propio negocio. Nos acercamos a los equipos que están detrás del programa de Virtual Learning Environment (VLE) (Ambiente de Aprendizaje Virtual), así como a aquellos que ayudan a capacitar al personal en el uso de Microsoft Teams, para que pudiéramos así entender cómo apoyar a ambas áreas. También comenzamos con simples tareas de edición para los materiales existentes de clase para crear una mejor experiencia para los estudiantes que súbitamente habían perdido horas de enseñanza presencial.

Teams Meeting | AVIXA

A inicios de abril, nos pidieron desarrollar un servicio para Teams Live Events. Había una demanda específica por un producto con soporte seguro que permitiera comunicarse de manera continua con grandes números de actuales y futuros estudiantes, personal y la comunidad en general, incluyendo hospitales. Pasamos por un proceso de pruebas, establecer un sistema de reservación, flujos de trabajo, guías de usuario y lanzamos en servicio en menos de tres semanas. Dimos soporte a 60 sesiones vía Teams Live Events en mayo y 138 en junio, todo en un periodo en el que teníamos al 60% del equipo de trabajo bajo un esquema de suspensión temporal de labores. Las sesiones mantienen una alta demanda a medida que nos acercamos a un nuevo año académico en septiembre.

Selfie taken during Microsoft Teams Meeting | AVIXA

En el último mes, el trabajo ha comenzado a tratar el tema de la enseñanza híbrida: permitir que tanto estudiantes como profesores se puedan unir de manera remota o presencial para la misma sesión de enseñanza. Para esto, somos parte de un grupo más grande dentro de IT, que incluye nuestro equipo de Soluciones AV y el equipo de Technology Enhanced Learning (TEL) (Aprendizaje Amplificado con Tecnología). La enseñanza híbrida conlleva un mundo de consideraciones, problemas y desafíos, sin contar además que necesitamos tener una solución técnica instalada en múltiples aulas de la universidad para septiembre. Estamos por comenzar con una prueba piloto de nuestro diseño sugerido, sobre el cual también podremos establecer cómo brindaremos apoyo a los académicos que apliquen este estilo de enseñanza.

Otra forma en la que nuestro trabajo se ha adaptado es a través de trabajar con el equipo TEL integrado al de IT, así tenemos más colaboración directa con los departamentos académicos. El equipo TEL tiene alta demanda con los preparativos para satisfacer el incremento de la demanda por educación en línea y las tareas involucradas sugieren cierto grado de cruce entre nuestras áreas de experiencia, a la vez que nos da la oportunidad de expandir nuestras habilidades. Estamos asumiendo algunas tareas para asistir a los otros equipos en estos tiempos sin precedentes, pero también miramos hacia el futuro para generar relaciones más inmediatas con los departamentos académicos para ayudarles a cubrir sus necesidades. Este también es un piloto para el trabajo entre equipos dentro de IT, lo que ofrece grandes posibilidades para relaciones más cercanas en el futuro.

AV es un área con mucho potencial y ahora más que nunca, ya que las personas se han vuelto dependientes de las cosas en las que exactamente nos especializamos. Dentro de nuestra organización hemos tratado de aprovechar esta oportunidad al ver el gran panorama de nuestro conocimiento y canalizarlo hacia nuevas áreas que den apoyo a las necesidades de la universidad. Se mantiene todo como una situación en evolución constante, pero una en donde esperamos estar en una buena posición para sacar el máximo de ello, ya que lo único que podemos hacer es prepararnos para el reto.

Este artículo fue escrito por Catherine Sharman, CTS. Puedes contactarla en catherine.sharman@kcl.ac.uk.